3 motivos que fazem do SIGA o melhor gestor de contratos

Gestão de Contratos

3 motivos que fazem do SIGA o melhor gestor de contratos

por Governança em Foco

gestor de contratosPor Kátia Centurion e equipe SIGA – Esse sistema gestor de contratos compreende um módulo do produto SIGA (Sistemas Integrados Gestão Administrativa). Seu conceito vai além de armazenar informações pertinentes a contratos administrativos. Ele foi elaborado para atender a três grandes objetivos:

  1. Cadastro de informações básicas dos instrumentos contratuais previstos na lei 8.666 e geração do documento a ser assinado.
  2. Integração com o módulo SIGA – COMPRAS permitindo repasse das informações do processo para o contrato.
  3. Controle de saldos permitindo a previsibilidade de despesas, através de cronogramas físico e financeiro, e o comparativo com as execuções física e financeira, realizadas através do registro de atestos, liquidações e pagamentos.

O cadastro básico de informações é utilizado para realizar o detalhamento das informações dos instrumentos contratuais dentro do sistema. A partir dessas informações é possível gerar  relatórios gerenciais para acompanhamento.

Gestor de Contratos

O sistema de contratos inicia-se após o encerramento da licitação ou dispensa de licitação, quando se tem os fornecedores vencedores. Assim, o sistema realizará a importação das informações da compra para que sejam elaborados os devidos instrumentos contratuais.

Entre as informações importadas estão:

  1. Dados básicos do processo (objeto, modalidade e fornecedores vencedores)
  2. Minuta contratual prevista no edital (somente no caso das licitações) 
  3. Informações dos itens que fizeram parte da compra, com as informações de quantidade e valores adjudicados.

Vale ressaltar que a importação ocorre tanto para as licitações quanto para as dispensas de licitação. Ela tem por objetivo encerrar o ciclo pertinente ao sistema de compras e iniciar, a partir de contratos, o controle dos saldos. Este é realizado descontando da quantidade total contratada as quantidades entregues dos itens ou os serviços prestados. Isso ocorre por meio do registro de documentos fiscais que comprovam as execuções.

A partir do registro do documento fiscal, o sistema permite a integração com sistemas financeiros, de modo a receber as informações de liquidações e pagamentos referentes aos documentos fiscais. Desta forma, são apresentadas em um único local todas as informações de execuções físicas bem como as informações de execuções financeiras referentes ao contrato.

Benefícios

Por já possuir o registro de documentos fiscais no contrato, é possível realizar a relação da autorização de fornecimento com o documento fiscal. Desta forma, é possível manter a rastreabilidade das informações, identificando a partir de um processo de compra quais foram os instrumentos contratuais gerados, os recursos orçamentários utilizados para pagamento (dotações e empenhos), as autorizações de fornecimento, os documentos fiscais, as liquidações e os pagamentos, aumentando a transparência das informações.

Além do controle de saldo, outras informações pertinentes às execuções físicas são registradas no sistema de contratos, como alterações contratuais. Ao realizar acréscimos ou supressões nas quantidades contratadas, o sistema automaticamente já atualiza o saldo contratual.

É possível, também, através das quantidades dos itens, realizar planejamento das execuções física e financeira, por meio de um cronograma. Essa funcionalidade permite uma melhor previsibilidade das despesas contratuais, orientando os gestores a uma melhor administração dos contratos com comparativos de planejamento e execução.

 


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Feito por Santa Fé/FALOMI